経理をしていて、取引の内容と勘定科目が結びつきやすいものなら問題ありませんが、中にはどの科目を使ったらいいか迷う場面があると思います。
基本的には、厳密にこの科目を使わないとだめといったガチガチのルールはないので、
科目名と内容が大きくずれていなければ大丈夫ですし、そこまで敏感になる必要はありません。
ある程度は自由がきくと思っていいでしょう。
科目名と内容が大きく逸れてなければOK
どの科目を使うかですが、支払いの内容から大きく逸脱していなければ、だいたい当てはまる科目を使用しておけば問題ありません。
会計ソフトのデフォルトの科目に適当な科目がなければ、自分で科目名をカスタマイズして使う事もできます。
例えば、電話代とパソコン関係の費用を分けたいと思ったら、電話代は通信費、パソコン関係はPC費、PC関連費といった科目を作って使用するのもありです。
スモールビジネスの場合はそこまで科目に敏感になる必要はないでしょう。
自分が重点的に管理したかったり、管理しやすいように科目の分け方を考えてみるのも大切です。
資産・負債と収益・費用の区別は守る
ただし最低限気を付ける点もあります。
それは、「資産・負債」と「収益・費用」の区別を間違えないという事です。
「資産・負債」の科目は貸借対照表、いわゆるBSに表示される科目。
「収益・費用」の科目は損益計算書、いわゆるPLに表示される科目です。
BSとPLの科目を間違えると、利益に影響が出て正しい計算ができません。
例えば、35万円のパソコンを買った場合、資産に該当するので「器具備品」などの科目を使います。
これを費用科目の「消耗品費」にしてしまうとPLに表示されてしまうので正しくありません。
逆に、1,000円の文房具を買って、「消耗品費」にしようが「事務消耗品費」にしようが同じ費用間の科目なので影響はないのです。
気を付けるべきは、BS科目かPL科目かという点です。
資産か費用かの判断は、とりあえず30万円以上のものを買ったら資産と覚えておきましょう。
似たようなものに、負債科目の借入金の入金を収益に、返済を費用にしてしまう、といった間違いも多いです。