経理において、細かい勘定科目にこだわるよりも、「費用」と「資産」を正しく区別することが重要です。

勘定科目よりも大事な「費用」と「資産」の区別

「この支払はどの勘定科目を使ったらいいですか」

こういう質問をよくいただきます。

例えば、文房具を買って、消耗品か、事務用品費か、はたまた雑費か。

これ、どれでも正解です。

というのもこれらはすべて「費用」に分類された勘定科目だからです。

経理では、勘定科目よりも先に、「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」という大きな分類があります。

そして各分類の中で、勘定科目が存在しています。

「費用」という大きな枠を間違えていなければ、勘定科目は自分が把握しやすい科目を使用して大丈夫です（名称と内容がかけ離れてるのはよくないですが）。

それよりも大切なのは勘定科目より前の分類で、特に「費用」か「資産」かの判断が必要な場面が多く出てきます。

費用と資産の違い

資産は、費用とは異なり、支払った金額を一度に費用に落とせません。

資産に該当するものは、一定の年数で按分して各年の費用にするルールがあります。

例えば、購入価格80万円で4年で費用にするという資産だったら、２０万円ずつ各年の費用にするというイメージです。

ちなみに費用に按分する年数は、資産の種類ごとに法律で決まっています（法定耐用年数といいます）。

資産は購入した年だけではなく、その年以降も資産を使用することで事業の売上に貢献していくものという考えがあります。

なので、その各期間に按分して費用とすることで、より実態に近い利益を反映することを目的としているのです。

「費用」と「資産」を間違えてはいけない理由

このように資産は一度に全額を費用にできません。

これを間違えるとなぜいけないのかという理由です。

利益が変わってしまう＝税金が変わる

資産にすべきものを費用として経理してしまうと、税金が変わってしまいます。

税金は、

・利益×税率＝税金

という式で算出します。

利益は「売上ー費用」で計算するので、この費用の部分が正しくないということは、利益も正しく計算されていないということになります。

すなわち、税金の計算も間違って算出されてしまうのです。

記載する書類が違う

費用と資産では、記載される書類が異なります。

費用は、「損益計算書」（いわゆるPL）という書類に、資産は「貸借対照表」（いわゆるBS）という書類にそれぞれ記載されます。

よくいう「決算書」というのはこれら2つの書類をいいます（他にもありますが）。

PLとBSは相互に関連しあっている書類ではありますが、別々の書類なので、しっかり区別しないと正しい決算書が出来上がりません。

先程の利益が変わる＝税金が変わるというのと結果的に繋がりますが、それぞれの書類の数字が正しく記載されていないと、決算書の正確性が担保されていないということになります。

「費用」と「資産」の区別を気をつけるべき支払い

では、実際にどういう支払いがあった時に「費用」と「資産」の区別を気をつけるべきか。

すべてを取り上げるのは不可能ですが、よく出るものを紹介します。

金額が30万円以上かどうか

モノを買った時に「資産」か「費用」かで、まず抑えておきたいのは、「30万円」という金額です。

青色申告者であれば、

30万円以上のものは、「資産」となり、

30万円未満のものは全額「費用」とできます。

（青色申告者には必ずなっておきましょう）

30万円未満でもさらに細分化はありますが、

とりあえず

30万円以上は資産。

30万円未満は費用。

このように覚えておきましょう。

契約期間が1年を超えるサービスについて一括で払った場合

契約期間が1年を超えるようなサービスで、その金額を一括で払った場合もその金額を一度に費用にはできません。

一括で支払った金額を契約期間に渡って期間按分して費用にしなければいけません。

よくあるのは火災保険や損害保険などです。

例えば、契約期間5年分の保険料50万円を最初に一括で払ったとすると、

経費にできるのは各年10万円ずつとなります。

一気に50万円を費用とはできません。

こういった継続的なサービスを受けるときには、契約期間と支払い方法を確認しておきましょう。

まとめ

経理をするときは、勘定科目の判断よりも先に、まずそれが「費用」なのか「資産」なのかを考える事が大事です。

30万円、契約期間が1年超の支払いに該当しそうなときは一旦立ち止まって検討してみましょう。

クラウド会計の謳い文句として、「誰でも簡単に」「自動で」「簿記や会計がわからなくても」といったものをよく耳にしますが、実際のところどうなのでしょうか。

正直なところ簿記の知識なしで完結させることは難しいかなと思います。

どうしても簿記の知識は必要

クラウド会計は、ネットバンキングであればクラウド会計と連動して、クラウド会計に自動で口座の動きを取り込んでくれるということができます。

この点は確かに、非常に効率的です。

紙の通帳をコピーしてとか、手で入力してとかいらなくなるので。

ですが、同期して終わりではありません。

クラウド会計での経理の流れを大まかに整理すると、

①ネットバンキングと同期　→　②仕訳に自動登録　→　③自動登録されないものを登録　→　④チェック

といった感じになります。

①だけでは、口座の中身をクラウド会計に同期したに過ぎないので、同期した入出金を会計上の「仕訳」として登録しなければなりません。

その仕訳の登録が、②で自動でやってくれるか、③で自分で登録するか、に分かれます。

②まで全て自動でできればかなり楽ですが、実際は、単純な取引しか自動登録できない事が多いです。

単純な取引とは、例えば、

・水道光熱費
・家賃
・振込手数料
・ネット代
なでです。

共通するのは、毎月発生するもの、ネットバンキングの摘要からAIが推察できるもの、といった点です。

口座の摘要には何も書いていないこともあるので、AIの推察には限界があります。

必ず②の自動登録できずに漏れた取引を、③で自分で仕訳に登録する作業が必要になります。

この作業を簿記の知識なしでできるかというと、わかりやすい取引であれば可能でしょうが、そうでない場合もあります。

一見簡単な処理と思っても、実際は複数行仕訳が必要なる処理も出てきたりします。

年に1回あるような取引やイレギュラーなものが出た時にも、対処できるか微妙なところです。

ググれば出てくる可能性もありますが、ピンポイントで合致しているかわからない場合もあるでしょう。

そして、最後の工程として、チェックは必ず必要です。

自動登録の中には、誤った推測で仕訳登録されている場合もあるからです。

これが意外とややこしく、誤った登録を見つけ出すという作業を簿記の知識なしでできるかというと、おそらく厳しいと思います。

とくに、損益だけでなく、資産負債にまたがるような仕訳があると、貸借対照表の決算書残高に影響してしまいます。

さらには、年に一度の決算では、決算特有の仕訳や計算が必要になるので、そこまでやるとなるとやはり簿記の知識は必須になります。

完璧を目指さなくていいから使ってみる

簿記の知識なしで完結させるというのは、実際難しいです。

ですが、だからといって全く使えないわけではありません。

いきなり全てを完璧に作るというのは、何事においても難しいことですから、できるところまでは自分の手で触ってみるというのがいいでしょう。

できるところまでやってみて、その先は税理士のサポートを受けながら完成に近づけていくというのが現実的です。

最初の導入でつまずきそうな場合も、同様にサポートしてもらうのがいいでしょう。

そうすれば、少しずつ理解も深まりますし、できる事も増えていくはずです。

自分の手で経理をするという事は、自分の事業をお金の面で理解するうえでとても大切なことです。

この感覚は何もせずに身につくものではなく、経理をするからこそ身につくものでもあります。

その力は必ず経営にも役立つものなので、ぜひ挑戦して欲しいなという思いです。

当事務所でもクラウド会計の導入運用をサポートしています。

経理をしていて、取引の内容と勘定科目が結びつきやすいものなら問題ありませんが、中にはどの科目を使ったらいいか迷う場面があると思います。

基本的には、厳密にこの科目を使わないとだめといったガチガチのルールはないので、

科目名と内容が大きくずれていなければ大丈夫ですし、そこまで敏感になる必要はありません。

ある程度は自由がきくと思っていいでしょう。

科目名と内容が大きく逸れてなければOK

どの科目を使うかですが、支払いの内容から大きく逸脱していなければ、だいたい当てはまる科目を使用しておけば問題ありません。

会計ソフトのデフォルトの科目に適当な科目がなければ、自分で科目名をカスタマイズして使う事もできます。

例えば、電話代とパソコン関係の費用を分けたいと思ったら、電話代は通信費、パソコン関係はPC費、PC関連費といった科目を作って使用するのもありです。

スモールビジネスの場合はそこまで科目に敏感になる必要はないでしょう。

自分が重点的に管理したかったり、管理しやすいように科目の分け方を考えてみるのも大切です。

資産・負債と収益・費用の区別は守る

ただし最低限気を付ける点もあります。

それは、「資産・負債」と「収益・費用」の区別を間違えないという事です。

「資産・負債」の科目は貸借対照表、いわゆるBSに表示される科目。

「収益・費用」の科目は損益計算書、いわゆるPLに表示される科目です。

BSとPLの科目を間違えると、利益に影響が出て正しい計算ができません。

例えば、35万円のパソコンを買った場合、資産に該当するので「器具備品」などの科目を使います。

これを費用科目の「消耗品費」にしてしまうとPLに表示されてしまうので正しくありません。

逆に、1,000円の文房具を買って、「消耗品費」にしようが「事務消耗品費」にしようが同じ費用間の科目なので影響はないのです。

気を付けるべきは、BS科目かPL科目かという点です。

資産か費用かの判断は、とりあえず30万円以上のものを買ったら資産と覚えておきましょう。

似たようなものに、負債科目の借入金の入金を収益に、返済を費用にしてしまう、といった間違いも多いです。

最低限どのくらいの売上があれば、事業を継続できるか。

最低限出ていくお金から逆算して考えます。

必要な支払いから逆算して考える

事業を継続していくためには、最低限どれくらいの売上が必要か。

結論から言うと、事業をしていて必ず発生する支払いと同じ分の利益だけ最低限確保できていれば、事業は継続できます。

事業が継続できなくなる状態とは、これ以上支払いができない、つまりは手元の資金が尽きてしまうような状態です。

「事業を最低限続けていくため」という点だけで考えると、その支払いを賄えるだけの利益を確保できていれば、ひとまずは事業を継続できるわけです。

事業の継続で必ず発生する費用とは、一般的には、家賃、人件費、光熱費など固定費と言われるものです。

業種によっても異なりますが、共通するのは「売上の増減に関係なく発生する支払い」と考えておけばいいでしょう。

加えて、借入がある場合は、その返済額も考慮しないといけません。なので、

・固定費＋借入返済額

を払えるだけのお金は、常に手元にある状態にしておかなければなりません。

大事なのは売上よりも利益

では、その支払いを賄う利益とは、何を指すのかというと、

それは、売上から原価を引いた利益のことをいいます。

この利益は粗利又は売上総利益と呼ばれますが、この粗利の額を、支払い分は最低限確保しなければなりません。

仕入れがない業種であれは、売上がそのまま粗利となりますが、

そうでなければ、仕入・原価に対してどのくらいの粗利率を設定して売上とするか、ということが大事になってきます。

例え売上が多くても、原価に圧迫されて粗利率が悪ければ資金繰りを圧迫しますし、

逆に大きく稼いでいなくても、十分な利益を確保できていれば、効率的よく経営できているといえます。

粗利率は業種によって様々ですが、どの事業でも粗利率のチェックは欠かせません。

適切に管理できていないと、事業全体の数字が破綻してしまい、誤った経営判断の原因にもなってしまいます。

そのためにも、日々の経理を正しく行っていくことが大事です。

事業計画は必ず作る

事業の見通しを立てていくためにも、事業計画は必ず立てましょう。

事業計画と聞くと難しそうに聞こえるかもしれませんが、だいたいの数字、簡易的なもので構いません。

頭の中だけで完結させるのではなく、Excel等で実際に数字を入れて作成しましょう。

計画を立てて、実績の数字と比較する事が大事です。

年々、事業環境も変化するでしょうし、その都度必要な売上というのも変わるかもしれません。

翌期の計画、3年・5年・10年計画と短期、中期、長期といったスパンで区切って作成するのもおすすめです。

領収書は、確定申告書のように税務署に提出するわけではありません。

ですが保存義務があります。

個人の場合は7年、法人の場合は10年、保存しなければなりません。

保存した資料をいつ使うかというと、税務調査が来た時です。

調査官に「○月○日の支払いの資料を見せてください」と言われたら見せる必要があります。

逆に言えば、自分で後から見返さない限りは、調査の時くらいしか使う場面はありません。

整理の方法に決まりはない

調査の時くらいしか使わない領収書ですが、その整理の方法については決まりはありません。

よく日付順、支払先ごとなどに分けて、一枚一枚綺麗に張り付けて整理されてる場合も見かけますが、そこまでする必要もないのです。

税務調査で使うのだから調査官のためにきれいにしておかなければいけないのでは？と思うかもしれませんが

そこまで気を遣う必要もないです。

資料を提出すれば、あとは調査官が調べます。

手取り足取りで調査官に仕事をしやすくさせる必要もないのです。

心証を気にするかもしれませんが、常識的な範囲内で最低限整理されていれば、問題ありません。

なので、領収書の整理に時間をかけることにあまり意味はなにのです。

手間をかけず、最低限わかる程度でOK

では、最低限どの程度整理しておけばいいのかですが、

調査の時に、時間がかかりすぎずに探し出せる程度でいいと思います。

秒で提出を求められることはまずないので。

「〇年〇月の○○の領収書見せて」と言われて、自分でどこに保管してあるかわかる程度でいいかなと。

そう考えると、最低限月単位に分けて保存しておけば大丈夫かなと思います。

具体的には、普通のポケットに分かれているファイルに月単位でどんどん入れて、一冊で一事業年度で保存しておくとか。

ジップロックとか紙の封筒とかでも問題ありません。

手間をかける必要のない作業は、どんどん省いていきましょう。

そう思われる方もいるかもしれませんが、

領収書がないと経費に出来ないというわけではありません。

むしろ、レシートだけで十分です。

証拠として必要な情報

経費にするために最低限必要な情報は、

・金額
・日付
・支払先名（店名など）
・支払いの内容

です。これらが記載してあれば経費として十分な証拠になります。

そして現在であればほとんどの場合、レシートはその条件を満たしています。

証拠はレシートで十分

レシートには、経費の証拠として十分な情報が記載されています。

むしろ内容に関しては、領収書よりもレシートの方がより細かく記載されているのでわかりやすいです。

領収書は、ぱっと見内容がわからない場合も多いですし。

それに、領収書をもらうという行為も意外と手間がかかります。

領収書がいるかいらないか、宛名はどうするか、

毎回お店側とやり取りするのも面倒ですし時間がかかります。

領収書をもらった方がいい場合

ほとんどの場合、レシートがあれば十分ですが、

次のような場合は、領収書をもらっておきましょう。

・レシートをもらえない
・レシートに記載されてる情報が不足している
・社内ルールとして領収書をもらうのが必須
・割り勘など記載金額よりも支払った金額が少ないとき（払ってない分まで経費に入れたら脱税です）

領収書がなかったり貰い忘れたりした場合は、別途手元に記録を残しておきましょう。

節税したいときにまず頭に浮かぶのは、経費を増やせないかどうか。

税金は利益に対して計算されるので、利益を少なくする、つまり追加で入れられる経費があれば入れる。

それができれば節税になります。

プライベートですでに支払ったものの中に、経費に入れられるものがあれば、追加でお金を払うことなく利益を減らすことが出来ます。

ですが、何でもかんでも経費に入れていいわけではありません。

経費になる・ならないの基準をはっきりさせて、その都度判断する必要があります。

経費になる・ならないの基準

経費になるかどうかの基準は、法律で「この支払は経費になる」「ならない」と一つ一つ細かく決まっているわけではありません。

簡単に言うと、経費になるのは「売上をあげるために必要な支払い」と書かれているだけです。

ビジネスには様々な種類がありますから、その数だけ経費になる基準も違ってきます。

どういった支払いが売り上げに関係しているか、仕事のために必要な支払いなのか。

その基準を自分の中で決めておくことが大事です。

説明できるかどうか

では、どのように基準を決めていけばいいか。

ひとつ指針とするならば、「人にちゃんと説明できるかどうか」がポイントになります。

「この経費はなんですか？」

と聞かれたときに、自信をもって説明する事ができるならそれは経費といえる可能性が高いでしょう。

自信をもってというのは、客観的に証拠と共に相手を納得させることが出来るかどうか。

税理士や税務調査官も、レシートを見ただけでは、経費かどうかわからないものもあります。

聞かれたときにしっかり答えることが出来るものは、経費に入れましょう。

逆に、言葉に詰まる・説明できないようなものは、経費に入れない方がいいという事です。

経費の基準を自分の中ではっきりさせておくことは、案外難しいものです。

最初はなかなか基準がはっきりせず判断に時間がかかるかもしれません。

ですが日々の判断の積み重ねていくことで、自分の中に基準が出来上がっていきます。

経費の判断もトレーニングしていきましょう。

もれなく、ダブりなく

経理は、資料・データを集めるところがスタートになります。

集める際に、漏れやダブりがないように集計することが最初の一歩として大切です。

売上の漏れ、経費のダブりがあると、計算上利益が少なくなり、税金が少なく計算され、税務署にも指摘されます。

売上のダブり、経費の漏れは、逆に利益が増えますので、税金が多く計算され損です。

どちらにしろ、漏れやダブりがあるということは、事業の数字が実態を反映できていない事になるので、経理のあるべき姿ではありません。

取引の集計が漏れていないか、ダブっていないかは最低限チェックしましょう。

ずれていないか

ずれていないかというのは、計上している時期が正しいかどうかという意味です。

例えば3月の売り上げにもかかわらず、4月に計上するという処理は正しくありません。

特に、決算（個人の場合は年）をまたぐような場合は、気を付けないと利益や税額が変わってしまいます。

この点は、税務調査でも必ず確認される点です。

原則として、いつ発生したかで計上する時点が決まります。

発生と入出金のタイミングが違う場合は処理に注意が必要です。

架空の経費

言うまでもありませんが、実際にないものを計上することはあってはいけません。

そしてたいてい見つかり重いペナルティーが課されます。

税金のためでなく、事業の数字を把握するための経理、という意識が大事です。

プライベートの支出と分ける

事業と関係のないプライベートの支払いは、明確に分けておきましょう。

特に、独立したばかりの時は事業の支出とプライベートの支払いが混同しやすいです。

銀行口座やクレジットカードも事業用に作った方がより管理しやすくなりますが、事業用の口座で払ったら全部経費になる、というわけではありません。

重要なのは、その内容です。

経費に入れるのであれば、自信をもって説明できるかどうか、それを証明できる証拠をそろえておきましょう。